Многозадачность: а не сшить ли нам десять шапочек?
Люблю метафору про то, что наши дела подобны тарелочкам фокусника. Они вращаются на своих жердочках, не падая. Если вовремя подкрутить. Фокусник бегает между жердей и подкручивает тарелочки, которые замедляются. 
Некоторые дела требуют внимания раз в неделю, другие три раза на день. Какие-то важно сделать раз в год (например, налог на имущество оплатить).
Можно успевать.
А потом появляется лукавый термин "многозадачность", который подразумевает, что один человек в единицу времени делает не одно дело, а пять. Или семь. И все они у него продвигаются.
Коллективное бессознательное такими идеями уже не раз увлекалось. И породило сказку про десять шапочек. Из одной шкурки можно сшить и одну шапку, и десять - но если десять, то они будут маленькие-малюсенькие. Вопрос цели: нужно десять любых или одна, которую можно надеть на голову.
Многозадачность особенно желанна и восславляема в рабочем контексте.
В какой-то момент умение некоторых людей вести все рабочие дела, не роняя ни одно, как тарелку с жерди, превратилось в бизнес-мечту о том, как все рабочие дела делаются одновременно, успешно, результативно и быстро. Поперек законов физики и здравого смысла.
Это так не работает.
Когда человек делает свои дела последовательно, доводя каждое до конца или до завершения этапа, он меняет фокус. Всякое занятие требует фокусировки, даже труд на конвейере, но мы сегодня не о нем.
Вот, например, для творческого или научного труда: качественное погружение и фокусировка занимают 23-25 минут. Так природа создала.
А после завершения задачи нужно минут 20, чтобы ее выгрузить из головы, развеяться и переключиться.
То есть, если вы пишете пост в свой блог, вам надо примерно 60 минут, из которых 23 минуты вы будете расписываться, потом минут 20 шпарить прекрасный текст, потом за 15 минут замедлитесь, перечитаете, отредактируете и пойдете чай пить. Если вы пишете пост урывками минут по десять, это будет дольше и качеством пониже, хотя иногда все равно очень хорошо (Агата Кристи, писавшая урывками на краешке кухонного стола нам примером, но при первой же возможности она завела кабинет и тишину в рабочие часы).
Многозадачность подразумевает, что вы то и дело приступаете к загрузке и выгрузке, а на само дело остается не так, чтобы много времени - уже пора к другой задаче бросаться. Сделано будет меньше или хуже.
Если вы изо всех сил многозадачны, но не очень эффективны, есть смысл остановиться и:
1. Проверить, не пытаетесь ли вы сами или ваш начальник наивно выжать из вас функционал трех человек, размахивая идеей многозадачности.
Если это начальство - прояснять должностные инструкции и приводить их в подходящий для смертного человека вид.
Если это вы сами - разбираться, зачем вам непосильный объем задач, что вы в него прячете - тревогу, тоску по любви или стремление к самолутшести.
2. Вычислить, сколько времени вы можете работать продуктивно над одной темой, добавить туда время на вход и выход. Не прыгать между делами каждые пять минут, если это большие задачи.
3. Уточнить у себя - а отдыхаю я так же глубоко, многослойно и со всей отдачей? Если нет, то в работе у вас довольно скоро суеты станет много, а результатов мало. Вам будет казаться, что вы тут горы сворачиваете, а снаружи все это будет совсем иначе.
4. Принять, что авралы и подвиги существуют. Многозадачность относится, скорее, к ним, чем к нормальной человеческой жизни. Примерно три процента людей многозадачны. Они ли вы? Вы ли они? Хотите ли вы подвиг каждый день? О нем ли вы мечтали, или все же о более плавной смене состояний?
И вот еще книгу можно почитать. Девора Зак "Однозадачность. Успевайте больше, фокусируясь на одном деле".
Ирина Мальцева